ちょっとの仕掛けで良くも悪くもなる職場環境

生産性やコミュニケ―ションといった課題をきっかけにご相談を頂く機会も多いですが、その動向を左右するものとして、職場環境というのは実は大きな要素です。ちょっとした工夫や仕掛け次第で、仕事の効率やコミュニケーションレベルが上がったり、反対に下がったりということがあります。

製造現場の工場などでは、機具の配置一つで生産効率が変わるということで、すでに様々な工夫がされていますが、一般的なオフィスでは、一部の企業を除いてそのあたりの意識はまだまだ薄いのではないかと思います。

どんなことを指して言っているかというと、例えばある会社では、業務時間中の雑談まがいの会話が多いことを問題視し、社員間の座席の距離を広くし、それぞれに簡単なパーテーションを設けて、座席の独立性を高めました。

確かに雑談は減りましたが、ある時インターネットの使用状況を調べると、業務に関係あるとは思えないサイトへのアクセスが、それまでの二倍以上に増えていたそうです。お互いを監視する目が減ったことが原因と思われます。

またある会社では、同じく業務中の無駄な会話を防止しようと考えて、デスク配置をそれまでの対面式の島型レイアウトから、金融機関などに多い、スクール式で上司が一番後ろから社員を見る形に変えました。

この会社では決して業務中の会話が禁止されている訳ではなく、必要なことはどんどんコミュニケーションを取れという雰囲気を持った会社でしたが、このレイアウト変更によって、本来業務上で必要なちょっとした会話にもかかわらず、社員には何となく気兼ねするような様子があり、連絡ミスが増えるなど作業効率が下がる様子が見られるようになってしまいました。

ある会社では、同じグループの者を背中合わせに配置するレイアウトに変え、対面側は社員通路にしました。

初めの発想は、その方がちょっとした打ち合わせがしやすいだろうということで、その期待通りに、会議室を使うほどでもない自席周辺での打ち合わせが増えるなどの効果がありましたが、さらにプラスして、目の前が通路のため、ちょっと顔を上げると通りすがりの社員と目が合うことで、そこで軽い声掛けのようなコミュニケーションが増え、部門間の壁が低くなるという副次的な効果がありました。

他にも、喫煙ルームを作業スペースから見通せる場所に設置し、仕切りを透明にすることで部屋への滞留時間が減ったとか、コピー機を部屋の中心に置いたら、周りからの目が増えてミスコピーや私用コピーが減り、紙の使用枚数も減ったとか、ちょっとしたことでいろいろな効果が起こります。それは良いことも悪いこともあります。

私も広い意味での組織改革の一環として、こんなアイデア出しをお手伝いすることがありますが、こういうちょっとした工夫や仕掛けで、職場環境は意外に大きく変わるものです。

また、初めはうまくいってもマンネリ化とともに効果が薄れたりしますので、工夫と仕掛けは常に継続することが必要です。

組織改革、風土改革、業務改善などの大げさな言葉で構えても、実際に効果があることは、こんな身近なちょっとした工夫や仕掛けであることは多いです。

皆さんのオフィスで、もしも気づいたことがあれば、ちょっと取り入れてみてはいかがでしょうか。