「見える化」したのに使おうとしない社員たち

ある会社で、社内の各所にバラバラになっている様々な情報を取りまとめ、活用できるようにしようという「見える化」プロジェクトを実施した時のことです。

そもそもの発端は、組織内の調査を行った際に、社員から「社内にあるはずの情報が一元化されていないので使えない」「情報開示が適切でない」「単純な連絡事項さえ伝わってこないことがある」「営業状況など管理情報の開示が遅く、判断に支障がある」など、社内の情報開示の仕方や内容、共有方法などに問題があるという指摘が数多く出されたことからです。

これに対処しようという主旨で立ち上げられたのが、社内の「見える化」プロジェクトということでした。

管理部門を中心とした少人数のプロジェクトでしたが、定常業務の合間を使って、社内各所から意見を聞き、情報を取りまとめて開示する仕組みを徐々に整えていきました。

仕組みそのものの出来や整理された情報を見る限りは、かなり頑張ってそれなりに利用価値があるものを整えてきたと思えるものでした。

ただ、実際の活用状況はというと、当初はあまり活発とは言えない状況でした。そもそも社員たちの要望から始まったことで、特に管理職クラスからの指摘が多かったはずですが、その当事者たちの動きがよくありません。

どちらかといえば、新しく入社してきた人や若手社員の方が、仕組みや情報を積極的に使おうとしているのに対して、本来利用しなければ業務効率が上がらないと思われる管理職たちが、今までのやり方を変えようとしません。

それなりにシステム投資もしている中で、目に見えた成果は残念ながら出てきません。

管理職の何人かに話を聞くと、「自分の手元にある情報だけで特に困ることはない」「情報のタイムラグがあっても問題はない」などといい、中には「そもそもあげられている情報の使い方がわからない」などという者もいます。

「見える化」がうまく機能しないような場合、システムの出来栄えの問題や、情報自体の利用価値が低いなどという理由から、あまり利用されないというケースが見られますが、こちらの会社を見ていると、本来確認しなければならない情報を見る習慣がなく、雑な情報をベースにした雑な判断で仕事を進めることに慣れてしまっています。

いろいろ苦情を言っていたくせに、いざ情報が手に入るようになると、実はその使い方を知らなかったり、興味自体を持っていなかったということで、これはシステムや情報の質の問題よりは、利用する人間の側に問題があり、それは主に情報活用スキルの問題といえます。

その後この会社では、マネージャーからの報告書式や管理帳票などを、「見える化」した情報とリンクさせるような仕組みを作り、利用せざるを得ない形にすることで、徐々に仕事の仕方が変わっていき、迅速で正確な判断がされるようになっていきました。

せっかく情報を「見える化」していて、見ようとすればいくらでも見えるにもかかわらず、それを活用しようとしないのは、やはり人間は慣れた現状のままが一番楽で、仮にそれが非効率であったとしても、変えることを嫌がる傾向があるからではないかと思います。初めは自分たちから言い出したことですらそんな状態でした。

システム導入でも「見える化」でも、その目的は業務効率を上げて業績を伸ばすことで、現状を変えていくことです。本人の意思で自律的に変わってくれるならば、それが一番良いことですが、それだけでは人はなかなか動きません。

この会社では、強制的に使わせるような取り組みを行いましたが、人の行動を変えるということは、それほど難しいということです。変革の難しさをリアルに感じた一件でした。