「メモを取るように」の指導で思うこと

ビジネスマナーの一つとして、上司から指示を受けるような際に、「必ずメモを取るように」というものがあります。特に新入社員の指導などではよく出てきます。

最近は、わからないことでもネットで調べればすぐに情報が出てくるので、後で調べればわかるということから、メモをする習慣のない人が増えているのだそうです。

しかし、仕事の上で「しっかりメモを取る」というのは、やはり基本的なことで必要なことだと思います。当然その指導は必要でしょう。

ただ、このメモの取り方に関して、私はつい他の人の様子を観察してしまうことがあります。そのメモが本当に役に立っているのか、疑問に思ってしまうことが時々あるからです。

例えば、何かものすごくいっぱい書いているのに、結局あとから漏れや抜けや再確認の多い人がいます。いっぱい書き過ぎて、何が重要かわからなくなっていたりするようです。

ある時、私のところに訪問してきた営業の人は、あまりに一生懸命メモをしているので、その内容をつい横目で見ると、「いや大事なのはそこじゃない」という話がたくさん書かれています。逆に肝心な話はみんな抜けてしまっていました。

また、これは以前ある部下に「メモを取るように」と指導して、その人は確かにメモを取るようにはなりましたが、抜けや漏れが多いということはあまり変わりませんでした。メモを取る習慣のない人がメモを取っても、そのメモを確認する習慣がないということでした。本当にきれいさっぱり忘れていることもあったので、記憶力自体の問題もあったのかもしれません。

「メモを取るように」という指導は、それ自体が目的ではなく、「大事なことを記録、記憶する」「忘れても後から確認できるようにするための備忘録」ということが目的です。もしも記憶力抜群の人ならば、特にメモなどは不要ということもあり得ます。ただ、大半の人はそうではありませんから、何かしらメモに書き残すことは必要になります。

そこで、「メモを取るように」と指導することは良いですが、その結果、書き方がまずくて要点がずれていたり間違っていたりするメモで混乱しているケースを見かけます。

こういう事態を防ぐには、ただ「メモを取るように」だけでなく、その書き方や後から確認する習慣なども、ある程度は指導しなければなりませんが、「メモの取り方」までは、指導していない会社がまだまだ多いです。

ここで「メモの取り方」を教えると言っても、それは大げさなことでなく、特に新人のうちに、本人が書いたメモをちょっと見て添削してあげるといった程度のことだけでも、様子は全然変わってきます。

後はその人なりの書き方ですが、私自身のことで言えば、仕事の上の「メモ」は、必要最低限の走り書き程度のものしかしていません。他人に見せるものは別にして、メモは自分の単なる覚書として、特に忘れてはいけないことだけを、自分だけがわかる形で残っていれば良いと思うからです。

色分けしたり、図解したりというメモ術のようなものがありますが、私にはあまり合わないやり方でした。

今までの「メモを取るように」の指導に、ほんの少しだけプラスしてその先の具体的なことも教えると、メモの中身はずいぶん違ってくると思います。